Creativity Workflow สภาวะการทำงานที่ก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ : 3. Collaboration สภาวะร่วมมือ

20 กันยายน 2559

ในตอนที่แล้วได้กล่าวถึงสภาวะการทำงานที่ก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ หรือ Creativity Workflow ในขั้นตอนแรกอย่าง สภาวะจดจ่อ (Focus) จบไปแล้ว ในตอนนี้เราจะนำเสนอขั้นตอนต่อไปซึ่งมีความสำคัญไม่แพ้กัน นั่นก็คือ สภาวะร่วมมือ Collaboration สภาวะนี้มีความสำคัญและเกี่ยวข้องกับการก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานได้อย่างไร เรามาทำความรู้จักกับมันกัน

สภาวะร่วมมือ คือสภาวะการทำงานร่วมกันกับผู้อื่น หรือทำงานกันเป็นทีม เพื่ออาศัยความสามารถอันหลากหลายของคนเป็นหมู่คณะในการสร้างสรรค์งานให้สำเร็จลุล่วง และบรรลุเป้าหมายร่วมกัน สภาวะนี้สร้างได้ด้วยการจัดให้มีห้องประชุมปิด จัดมุมหนึ่งในพื้นที่ทำงานที่เปิดโอกาสให้คนทำงานได้มีกิจกรรมร่วมกันเพื่อสร้างสรรค์งานให้สำเร็จบรรลุเป้าหมายงานร่วมกัน ซึ่งรูปแบบของกิจกรรมที่เกิดขึ้นนั้นเริ่มได้ตั้งแต่

1. Workgroup - การทำงานเป็นกลุ่ม

2. Presentation - การนำเสนอข้อมูล

3. Discussion - การสนทนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

4. Meeting - การประชุม

5. Conference Call / VDO - การประชุมทางโทรศัพท์ / วีดีโอ

สภาวะนี้เหมาะกับการทำงานที่ต้องการค้นหาไอเดียใหม่ๆ หรือร่วมคิดหาวิธีการแก้ปัญหาร่วมกัน มีการพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น แบ่งปันประสบการณ์กับผู้อื่น กระตุ้นให้เกิดความคิดที่แปลกใหม่และสร้างสรรค์ด้วยมุมมองที่แตกต่าง

เพราะในการทำงานนั้น บางครั้งเราอาจไม่สามารถแก้ไขปัญหาใหญ่ได้ในเวลาจำกัด แม้ว่าจะมีประสบการณ์หรือมีความรู้มากน้อยเพียงใดก็ตาม ซึ่งการได้พูดคุยหรือทำงานร่วมกันนั้นเป็นอีกวิธีการหนึ่งที่สามารถค้นหาวิธีการแก้ปัญหาได้ง่ายขึ้น ซึ่งในทางกลับกันการร่วมมือกันทำงานก็สามารถจุดประกายความคิดสร้างสรรค์และความรู้ใหม่ๆ ได้ เพราะมีการแลกเปลี่ยนความคิดและประสบการณ์จากหลากหลายคน ปัญหาที่เรามองว่าใหญ่อาจแก้ได้ง่ายนิดเดียว เนื้องานที่มองว่าใช้เวลานาน อาจจะจัดการได้เร็วขึ้น ไม่ต่างกับสำนวนอังกฤษที่ว่า “Two heads are better than one.” หรือ “สองหัวย่อมดีกว่าหัวเดียว” นั่นเอง

“Holacracy” แผนงานองค์กรยุคใหม่ ที่จะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นและดึงศักยภาพองค์กรออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จากความหมายของ Collaboration” หรือ “สภาวะร่วมมือ” ที่เราได้นำเสนอในสัปดาห์ที่แล้ว อาจทำให้หลายๆ คนเข้าใจนิยามของสภาวะนี้มากยิ่งขึ้น

ทุกวันนี้ “Collaboration” ได้กลายเป็นเทรนด์การทำงานยุคใหม่ที่ถูกพูดถึงอย่างมาก มีพื้นที่ในสำนักงานรูปแบบใหม่ที่ตอบโจทย์การทำงานในสภาวะนี้มากขึ้น ซึ่งนอกเหนือจากการออกแบบพื้นที่แล้ว ปัจจุบันได้มีการนำแนวคิดการทำงานในสภาวะร่วมมือไปพัฒนาสู่การวางแผนระบบองค์กรรูปแบบใหม่ ที่มีชื่อเรียกว่า “Holacracy” ซึ่งเป็นระบบการจัดการร่วมกันเองภายในหน่วยงาน (Self-Management, Self-Organizing) ซึ่งทุกคนไม่มีตำแหน่งงาน ไม่มีหัวหน้างาน หากแต่มีบทบาทในการทำงานเท่าเทียมกัน ซึ่งถ้าหากเปรียบเทียบกับระบบการทำงานแบบดั้งเดิม (Traditional Hierarchy) เมื่อเกิดปัญหา ต่างคนก็ต่างมีวิธีแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน แต่ไม่มีใครรู้ว่าวิธีไหนเป็นวิธีที่ดีที่สุด การตัดสินใจจึงตกเป็นของหัวหน้าเพียงคนเดียว ทำให้ไม่เกิดการแสดงความคิดเห็นร่วมกัน เป็นการยกภาระความรับผิดชอบให้กับคนเพียงคนเดียว ส่งผลให้งานเกิดความล่าช้า ส่วน Holacracy นั้นเป็นระบบการทำงานแบบ “Circle” ที่มีการช่วยเหลือ แก้ไขปัญหา และพัฒนาการทำงานร่วมกัน ซึ่งการทำงานในระบบนี้ไม่ได้อยู่ภายใต้การสั่งงานจากหัวหน้าเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป ดังนั้น เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น มันจะถูกแก้ไขร่วมกัน ซึ่งทำให้ปัญหาถูกแก้ไขได้รวดเร็วยิ่งขึ้น นำไปสู่การสร้างนวัตกรรมใหม่ๆให้กับองค์กรได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดสภาวะร่วมมือกันภายในองค์กรอย่างชัดเจน

ยกตัวอย่างเช่น Zappos บริษัทขายรองเท้าออนไลน์ชื่อดังภายใต้แบรนด์ Amazon ซึ่งนับเป็นองค์กรแรกๆ ที่เปลี่ยนระบบภายในองค์กรเป็นระบบ “Holacracy” เต็มรูปแบบ เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่น และดึงศักยภาพองค์กรออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ Holacracy จะเป็นระบบที่ใหม่ที่ยังไม่เป็นที่นิยมมากในหลายๆ องค์กรขนาดใหญ่ แต่อย่างน้อยเราก็มองเห็นว่า การทำงานภายใต้สภาวะร่วมมือนั้น ไม่ได้มีเพียงแค่การออกแบบพื้นที่ในสำนักงานเท่านั้น แต่สามารถผนวกให้เข้ากับระบบการทำงานได้อย่างแปลกใหม่น่าสนใจ ซึ่งสามารถช่วยแก้ไขปัญหาภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

เราจะขอนำเสนอพื้นที่สำนักงานระดับโลกที่นำเอาสภาวะการทำงานแบบ Collaboration ไปใช้ในการออกแบบในพื้นที่สำนักงานได้อย่างแปลกใหม่และน่าสนใจ อาทิเช่น

Air bnb บริษัทแอพลิเคชั่นระดับโลก สร้างพื้นที่สำนักงานที่เมือง Dublin ประเทศไอร์แลนด์ โดยใช้บริการของ “Heneghan Peng Architects” บริษัทสถาปนิก ซึ่งออกแบบอาคารภายใต้แนวคิดที่ให้สำนักงานกลายเป็นพื้นที่เปิด ที่เน้นการทำงานแบบ Collaboration มากขึ้น โดยเริ่มตั้งแต่พื้นที่ทำงานเป็นโต๊ะยาวเปิดโล่ง ให้คนทำงานมองเห็นซึ่งกันและกัน หรือแม้แต่ห้องประชุมที่เป็นห้องปิดมิดชิด แต่ก็เลือกใช้กระจกเป็นผนังกั้นรอบด้าน เพื่อช่วยลดความอึดอัดและความตึงเครียดลงได้ ที่น่าสนใจคือ การออกแบบม้านั่งยาว 12 เมตร ตั้งบริเวณพื้นที่ทำงาน โดยม้านั่งนี้สามารถขยับขึ้นลงตามน้ำหนักการนั่ง สร้างความเคลื่อนไหวและความเพลิดเพลินใจให้กับผู้ใช้งาน กลายเป็นพื้นที่ดึงดูดให้พนักงานเข้ามาพูดคุยกันได้บ่อยขึ้น เป็นจุดเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างของพนักงานได้เป็นอย่างดี

Zappos บริษัทขายเสื้อผ้าและรองเท้าออนไลน์ชื่อดัง เนรมิตโรงละคร Las Vegas City Hall ให้กลายเป็นสำนักงานใหญ่ที่รองรับพนักงานมากถึง 1,300 คน ซึ่งได้แรงบันดาลใจมาจากแนวคิดของ ซีอีโอชื่อดังอย่าง สตีฟ จ็อบส์ ที่ออกแบบสำนักงานใหญ่ของ Pixar ที่ว่า “การสร้างสรรค์ความคิดและพลังในการทำงานเกิดขึ้นได้จากสภาวะร่วมมือที่ไม่ได้วางแผน (Unplanned Collaborations) จากประโยคนี้ โทนี่ เชย์ (Tony Hsieh) ซีอีโอของ Zappos ได้นำมาเป็นแนวคิดในการออกแบบสำนักงานใหญ่ของเขาให้กลายเป็นแคมปัสที่มีทั้งร้านกาแฟ, ร้านเกมส์ และร้านค้าอื่นๆ ในตัว หนึ่งในการออกแบบที่น่าสนใจ คือ การวางโต๊ะเคาน์เตอร์ขนาด 8 ที่นั่ง กระจายตัวตามพื้นที่ทำงาน เพื่อเป็นจุดศูนย์กลางที่เอื้ออำนวยให้พนักงานมานั่งพูดคุยกันในเวลาสั้นๆ

Cisco แบรนด์ผู้เชี่ยวชาญ และจัดจำหน่ายอุปกรณ์อิเล็คโทรนิคไร้สายชั้นนำระดับโลก ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่น่าสนใจไม่แพ้กัน โดยพวกเขาออกแบบสำนักงานใหญ่ที่ซานฟรานซิสโก ภายใต้แนวคิด “Do-it-Yourself” โดยใช้บริการของบริษัทสถาปนิก O+A ที่ออกแบบพื้นที่ภายในที่กระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วมในการใช้งานมากยิ่งขึ้น โดยออกแบบให้มีผนังขนาดยาวให้พนักงานสามารถขีดเขียนได้ตามใจชอบ โดยจะเป็นที่ให้พนักงานมานั่งพูดคุยประชุมงาน หรือมาขีดเขียนวาดเล่น เพื่อลดความตึงเครียดระหว่างการทำงาน และออกแบบพื้นที่โดยรวมที่มีสีสันสดใส เน้นการรับแสงธรรมชาติเข้ามาใช้ในพื้นที่ ทำให้พนักงานมีความตื่นตัว สนุก และกระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เห็นได้อย่างชัดเจนว่าองค์กรใหญ่ๆ ระดับโลกในปัจจุบัน ต่างมองเห็นความสำคัญของการสร้างพื้นที่แบบ Collaboration ซึ่งก่อให้เกิดการสร้างสรรค์พื้นที่ได้หลากหลายตามความเหมาะสมของการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร โดยต่างมีจุดร่วมอยู่ที่การทำงานร่วมกัน ซึ่งทำให้เกิดการพูดคุยแลกเปลี่ยน สนทนา อภิปราย ทำงานร่วมกันเป็นทีม ไปจนถึงสัมมนาด้วยเช่นกัน เพราะการแก้ไขปัญหาบางครั้งไม่อาจเกิดขึ้นได้จากคนๆ เดียว หากแต่ต้องการการแลกเปลี่ยนความคิดร่วมกัน เพื่อนำไปสู่ทางออกที่ดีที่สุด และที่สำคัญ สภาวะร่วมมือ หรือ Collaboration ไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะกับการทำงานเท่านั้น แต่รวมถึงการใช้ชีวิตของเราด้วยเช่นกัน

หลังจากนำเสนอเรื่องราวของสำนักงานระดับโลกที่นำเอาสภาวะการทำงานแบบ Collaboration หรือ สภาวะร่วมมือ ไปใช้ในการออกแบบในพื้นที่สำนักงานแล้ว ในคราวนี้เราจะพูดถึงองค์ประกอบสำคัญของสภาวะการทำงานแบบ Collaboration กัน นั่นก็คือ

Collaboration Component หรือองค์ประกอบที่เหมาะสมเพื่อการทำงานร่วมกัน ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญสามส่วนด้วยกันคือ

1. People (บุคคล) คือ ปัจจัยสำคัญที่จะขาดไม่ได้สำหรับการ Collaboration ยิ่งจำนวนคนที่น้อยก็จะเอื้อให้เกิดสภาวะนี้ได้ง่ายกว่าจำนวนคนที่เยอะ หรือถ้าหากมีจำนวนคนที่เยอะ ก็ควรจะต้องมีพื้นที่รองรับมากขึ้น หรือมีอุปกรณ์อื่นๆ ช่วยเสริม ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีจำนวน 5-6 คน เราก็จะสามารถสร้างการ Collaboration ได้ที่โต๊ะยาวตัวเดียว แต่หากมีจำนวนคน 10-20 คน การสร้างการ Collaboration อาจจะต้องใช้โต๊ะขนาดที่ใหญ่ขึ้น หรือมีพื้นที่ที่กว้างมากกว่าเพื่อรองรับ

2. Time (เวลา) คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานร่วมกัน ส่วนใหญ่แล้วการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมักจะใช้เวลาไม่นาน ซึ่งมีผลวิจัยว่า 34% ของคนทำงาน ใช้เวลาในการ Collaboration อย่างมีประสิทธิภาพน้อยกว่า 15 นาที และ 60% ใช้เวลาในการ Collaboration น้อยกว่า 30 นาที ซึ่งค้นพบว่าหากใช้เวลานานเกินไป การ Collaboration อาจจะไม่ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ เช่น การประชุมที่ใช้เวลานานเกินไปจนทำให้เสียเวลาจดจ่อกับการทำงาน ซึ่งอาจจะเกิดจากการไม่มีการเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม หรือ การพูดคุยวกวนไม่เข้าประเด็นกับเนื้อหาในการประชุม ฯลฯ

3. Tools (อุปกรณ์) อุปกรณ์ที่ช่วยบรรลุเป้าหมายในการทำงาน และก่อให้เกิดการ Collaboration มักจะเป็นอุปกรณ์ที่สามารถใช้งานร่วมกันได้หลายคน เพื่อแชร์ข้อมูลหรือแสดงออกทางความคิด เช่น หน้าจอมอนิเตอร์ กระดานไวท์บอร์ด หรือ ฟลิปบอร์ดสำหรับการเขียนเพื่อแสดงความคิดเห็นหรือนำเสนอข้อมูลให้รับรู้ร่วมกัน กระดาษจด หรือ กระดาษโพสต์-อิท สำหรับร่างไอเดีย และเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็นได้ง่ายและสะดวกขึ้น ซึ่ง 65% ของคนทำงานมักจะใช้กระดาษเป็นเครื่องมือสำคัญในการประชุมและการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ทั้ง 3 องค์ประกอบสำคัญของการ Collaboration นั้นล้วนแล้วแต่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน หากจำนวนคน Collaboration น้อย อาจจะใช้เวลาน้อยกว่า, ใช้อุปกรณ์น้อยกว่า, ใช้พื้นที่น้อยกว่า และมีบรรยากาศแบบไม่เป็นทางการกว่า แต่ถ้ามีจำนวนคน Collaboration เยอะ องค์ประกอบอาจไม่สมบูรณ์แบบไปตามข้อจำกัดที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น ทรัพยากรที่จำกัดของหน่วยงาน พื้นที่ที่ไม่เพียงพอกับจำนวนคน ฯลฯ แต่ท้ายที่สุดแล้ว การ Collaboration ที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีปัจจัยที่สำคัญและจะขาดไม่ได้เลย คือ "ความมุ่งมั่น จริงจัง ตั้งใจของผู้ร่วมงาน" ที่นอกจากจะทำให้งานดำเนินได้รวดเร็วขึ้น ไม่กระทบกับสภาวะการทำงานในรูปแบบอื่นๆ แล้ว ยังก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดี เอื้ออำนวยให้เกิดไอเดียและนวัตกรรมใหม่ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดอีกด้วย

ประโยชน์ 3 ประการของสภาวะร่วมมือ

ในตอนนี้จะมาดูกันว่าสภาวะการทำงานแบบ Collaboration หรือ “สภาวะร่วมมือ” นั้น จะสามารถสร้างผลลัพธ์อื่นๆ ที่น่าสนใจและเป็นประโยชน์กับการทำงานได้อย่างไรบ้าง

1. Teamwork พลังของการทำงานเป็นทีม

การ Collaboration คือการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม สิ่งที่ได้รับนอกเหนือจากการทำงานที่มีประสิทธิภาพแล้ว การสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนทำงานร่วมกันก็มีโอกาสเกิดขึ้นด้วย ซึ่งจะส่งผลให้ทีมงานเกิดความสามัคคี เปิดใจรับฟังความคิดเห็นซึ่งกันและกันมากยิ่งขึ้น ทำให้บรรยากาศของการทำงานร่วมกันราบรื่นยิ่งขึ้น

2. Communication การสื่อสารร่วมกัน

การได้นำเสนอข้อมูลหรือแบ่งปันเรื่องราวให้บุคคลหลากหลาย นับเป็นการฝึกการเรียบเรียงและสื่อสารข้อมูลได้อย่างดี เพราะการจัดการกับข้อมูลที่ดีไม่ได้เป็นเพียงแค่ลงมือเรียบเรียงคำพูดหรือตัวอักษร ถ้าหากขาดการสื่อสารหรือพูดคุย แบ่งปันความคิดร่วมกัน ผลลัพธ์งานที่ออกมาอาจไม่สมบูรณ์แบบอย่างที่ต้องการก็เป็นได้

3. Innovation นวัตกรรมที่เกิดจากการต่อยอดความคิดร่วมกัน

บางครั้งนวัตกรรมไม่สามารถเกิดขึ้นได้เพียงลำพัง เพราะการได้มาซึ่งผลงานที่มีประสิทธิภาพนั้น บ่อยครั้งเกิดขึ้นจากการทำงานเป็นทีมการได้แบ่งปันความรู้และไอเดียร่วมกันกับผู้อื่น ก่อให้เกิดการต่อยอดทางความคิด พัฒนาเป็นแนวทางแก้ปัญหา หรือจุดเริ่มต้นในสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ ที่คาดไม่ถึงขึ้นมาได้ จะเห็นว่าองค์กรระดับโลกที่สร้างสรรค์นวัตกรรมนั้น โดยมากมักให้ความสำคัญของการร่วมกันทำงานเป็นทีมทั้งสิ้น

จากประโยชน์ทั้ง 3 ประการที่กล่าวมาข้างต้นทำให้เห็นว่า การ Collaboration นั้นไม่เพียงแต่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและให้ผลลัพธ์ที่ดีต่อตัวงาน หากแต่สามารถพัฒนาศักยภาพให้กับคนทำงานและสร้างปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ร่วมงานอื่นๆ ได้เช่นเดียวกัน

ข้อมูลจาก : Wurkon ร่วมกับศูนย์วิจัยเทรนด์และการออกแบบ Baramizi Lab ในหัวข้อ วิถีการออกแบบพื้นที่สำนักงานสมัยใหม่ (Office Space Design Trend)

ขอบคุณภาพจาก www.actiu.com

ขอบคุณภาพจาก http://goo.gl/3pj7nX, http://goo.gl/0VSKsW, http://goo.gl/imKbir

http://goo.gl/bTy9HI , http://goo.gl/evuAfz , http://goo.gl/XVsvoh